I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1.An Archi Group sp. z o.o. (dalej AAG), jako właściciel wypożyczalni AUTOKAMP, przykłada szczególną wagę do ochrony prywatności Najemców (klientów oraz potencjalnych klientów). AAG z należytą starannością dobiera i stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych, w tym zabezpieczenia o charakterze programistycznym (między innymi systemy szyfrowania danych). W szczególności AAG zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, jak również przed ich przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa. AAG sprawuje stałą kontrolę nad procesem przetwarzania danych oraz ogranicza dostęp do danych w możliwie największym stopniu, udzielając stosownych upoważnień tylko wówczas, gdy jest to niezbędne do prawidłowego świadczenia usług przy pomocy lub za pośrednictwem www.autokamp.pl.
2. Podanie jakichkolwiek danych osobowych przez Najemcę jest dobrowolne. Podanie danych osobowych opisanych w punkcie IV poniżej jest konieczne w celach określonych w punkcie V.1 poniżej.
3. Nie podanie danych osobowych będzie skutkowało:
• brakiem możliwości przygotowania oferty handlowej przez AAG,
• brakiem możliwości dokonania rezerwacji samochodu do wynajęcia,
• brakiem możliwości zawarcia Umowy najmu samochodu.
4. Potencjalni klienci mogą uzyskiwać ogólne informacje dotyczące najmu samochodów oraz przeglądać stronę internetową www.autokamp.pl bez uprzedniego przekazania danych osobowych.
II. ADMINISTROWANIE DANYMI
1. Administratorem bazy danych osobowych przekazywanych przez Najemców, w związku z zamiarem wynajęcia lub wynajęciem samochodu w AAG jest An Archi Group sp. z o.o. z siedzibą w Gliwicach przy ul. Chorzowskiej 64, zarejestrowana pod numerem NIP:631-22-56-468.
2. AAG jest administratorem w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej zwane Rozporządzeniem), w odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych. Oznacza to, że AAG ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych Najemców wypożyczalni AUTOKAMP.
3. Najemca może skierować pytania, uwagi lub wnioski dotyczące jego danych osobowych na powyższy adres administratora danych osobowych lub w formie dokumentu elektronicznego pod adres biuro@autokamp.pl.
III. PODSTAWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
1. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda samych Najemców, udzielona na etapie składania zapytania ofertowego lub podpisywania Umowy najmu samochodu, jak również ustawowe upoważnienie do przetwarzania danych niezbędnych w celach związanych z działalnością wypożyczalni AUTOKAMP, w tym w celu zawierania, realizacji i rozliczenia umów między Najemcą i AAG, a także w celach ich archiwizacji.
IV. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
1. Wprowadzenie danych Najemcy do zbioru klientów wypożyczalni AUTOKAMP wymaga podania informacji identyfikujących Najemcę, łącznie z danymi kontaktowymi. Takie dane mogą obejmować np. imię i nazwisko Najemcy, jego adres email oraz adres do wysyłki i adres rozliczeniowy, a także NIP w przypadku, gdy Najemca będzie płatnikiem VAT i będzie oczekiwał otrzymania faktury dla celów roliczeniowo-księgowych.
2. Najemca, na potrzeby przygotowania i podpisania Umowy najmu samochodu, podaje również informacje pozwalające na potwierdzenie posiadania przez Najemcę uprawnień do prowadzenia wynajmowanego samochodu po drogach publicznych, w tym okazuje posiadane Prawo Jazdy. Administrator danych
sobowych jest uprawniony do zarejestrowania tych danych, które mogą być niezbędne do przeprowadzenia postępowania na okoliczność wystąpienia zdarzenia drogowego z udziałem Najemcy lub złamaniem przez Najemcę przepisów o ruchu drogowym.
3. W przypadku ustalenia osoby do kierowania wypożyczonym samochodem, innej niż Najemca, również w przypadku podania większej ilości kierowców mogących kierować wypożyczonym samochodem, osoba taka również podaje informacje opisane w punkcie IV.2, na zasadach opisanych w tym samym punkcie.
V. CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
1. Dane osobowe podawane przez Najemcę w ramach zawierania współpracy z AAG są przetwarzane i wykorzystywane przez AAG w celach:
• zapewnienie rezerwacji Najemcy,
• zapewnienie transakcji Najemcy,
• weryfikacji, czy Najemca spełnia warunki wynajmu samochodu i przepisów prawnych,
• kontaktowanie się z Najemcą, w tym w celach związanych ze świadczeniem usług, obsługą
Najemcy, dozwolonymi działaniami marketingowymi, poprzez dostępne kanały komunikacji,
• zapewnienie bezpieczeństwa świadczonych usług drogą elektroniczną,
• organizacja programów lojalnościowych, konkursów oraz akcji promocyjnych dla Najemców,
• wykonanie obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych lub rachunkowych,
• czynności księgowych,
• rozpatrywania reklamacji składanych przez Najemcę,
• potwierdzenia, że Najemca, lub osoba upoważniona do kierowania przedmiotem najmu, jest uprawniony do kierowania wypożyczonym samochodem,
• innych, związanych z zawarciem lub wykonywaniem umowy najmu.
2. Najemca może wyrazić zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w celach marketingowych w tym w szczególności na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji w formularzu rejestracyjnym lub w terminie późniejszym. W przypadku wyrażenia takiej zgody, Najemca otrzymywać będzie na podany przez siebie adres poczty elektronicznej Newsletter AUTOKAMP.
3. Najemca może w każdym momencie zrezygnować z otrzymywania informacji marketingowych w tym z otrzymywania Newslettera AUTOKAMP poprzez przekazanie stosownej informacji do Administratora bazy danych osobowych.
VI. UDOSTĘPNIANIE DANYCH OSOBOWYCH INNYM PODMIOTOM
1. Dane Najemców mogą być udostępniane podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy obowiązujących przepisów prawa, w tym właściwym organom wymiaru sprawiedliwości. Na podstawie art. 28 Rozporządzenia, AAG może powierzyć innemu podmiotowi, w drodze umowy zawartej na piśmie lub innego instrumentu prawnego, przetwarzanie danych osobowych. W celu obsługi procesu realizacji umowy AAG może udostępniać zebrane dane następującym podmiotom: firmom kurierskim i pocztowym, operatorom systemów płatności, firmom świadczącym usługi rachunkowe, dostawcom i operatorom usług IT, firmom obsługującym w imieniu i na zlecenie AAG czynności wynikające z udzielonych gwarancji i rękojmi,
firmom prowadzącym w imieniu i na zlecenie AAG ankiety konsumenckie badające poziom satysfakcji Najemców i ich oczekiwań.
2. W przypadku uzyskania przez AAG wiadomości o korzystaniu przez Najemcę z wynajętego samochodu niezgodnie z Umową lub z obowiązującymi przepisami, AAG może przetwarzać dane osobowe Najemcy w zakresie niezbędnym do ustalenia jego odpowiedzialności, pod warunkiem, że utrwali dla celów dowodowych fakt uzyskania oraz treść tych wiadomości.
VII. PRZECHOWYWANIE DANYCH OSOBOWYCH
AAG przechowuje dane osobowe Najemcy przez czas niezbędny dla złożenia oferty, podpisania Umowy najmu samochodu, realizacji Umowy najmu samochodu, a także po zakończeniu współpracy w celach:
• przetwarzania danych,
• dochodzenia ewentualnych roszczeń,
• wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności podatkowych i rachunkowych,
• maksymalnie przez okres 10 lat od dnia zakończenia współpracy.
VIII. PRAWA NAJEMCÓW WYNIKAJĄCE Z ROZPORZĄDZENIA
1. Zgodnie z zapisanymi w Rozporządzeniu zasadami AAG zapewnia Najemcom:
• prawo do wyrażenia oraz cofnięcia udzielonych zgód,
• prawo do wniesienia sprzeciwu w zakresie przetwarzania danych osobowych,
• prawo dostępu do danych osobowych,
• prawo do sprostowania (poprawienia) danych osobowych,
• prawo do usunięcia danych osobowych,
• prawo do przenoszenia danych osobowych,
• prawo ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego,
• możliwość usunięcia danych osobowych ze zbioru danych w przypadkach wynikających z obowiązujących przepisów prawa.
2. AAG zapewnia realizację uprawnień Najemców wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych, w tym prawa dostępu do treści własnych danych osobowych i ich poprawiania oraz prawa do kontroli przetwarzania własnych danych osobowych na zasadach opisanych w przedmiotowej ustawie. W ramach realizacji prawa do kontroli przetwarzania własnych danych osobowych, Najemcy mają w szczególności prawo do wniesienia – w przypadkach określonych w ustawie o ochronie danych osobowych – pisemnego, umotywowanego żądania zaprzestania przetwarzania danych osobowych ze względu na swoją szczególną sytuację, a także wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych, gdy AAG zamierza je przetwarzać w celach marketingowych lub wobec przekazywania przez AAG innemu administratorowi danych.
3.AAG zapewnia Najemcom możliwość przeglądania, modyfikacji i usuwania danych osobowych. Dostęp do danych osobowych jest możliwy w miejscu prowadzenia działalności przez AAG.
4. Ze swoich uprawnień Najemca może korzystać poprzez złożenie odpowiedniej dyspozycji za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub elektronicznej do administratora bazy danych osobowych.
IX. POSTANOWIENIA DODATKOWE
1. AAG wykorzystuje adresy IP zbierane w trakcie połączeń internetowych z www.autokamp.pl w celach technicznych, związanych z administracją serwerami. Ponadto, adresy IP służą do zbierania ogólnych, statystycznych informacji demograficznych (np. o regionie, z którego następuje połączenie). Dane te nie są łączone z danymi podanymi przez Najemców i stanowią jedynie materiał do analizy statystycznej i mechanizmów korygowania błędów systemowych.
2. AAG, w ramach serwisu www.autokamp.pl, stosuje pliki “cookies”. Informacje zbierane przy pomocy “cookies” pozwalają dostosowywać usługi i treści do indywidualnych potrzeb i preferencji Najemców, jak również służą do opracowywania ogólnych statystyk dotyczących korzystania przez Najemców z www.autokamp.pl. Wyłączenie w przeglądarce internetowej opcji pozwalającej na zapisywanie plików “cookies” zasadniczo nie uniemożliwia korzystania z www.autokamp.pl, może jednak spowodować pewne utrudnienia. Szczegółowe postanowienia odnoszące się do plików „cookies” określa Polityka Cookies zamieszczona na stronie www.autokamp.pl.
3. Platforma www.autokamp.pl może zawierać odnośniki do innych stron internetowych. Administrator zaleca by po przejściu na inne strony zapoznać się z polityką prywatności tam ustaloną. Niniejsza Polityka dotyczy tylko wskazanych działań w ramach www.autokamp.pl.
4. AAG zastrzega sobie prawo zmiany w przyszłości Polityki prywatności. Może to nastąpić z ważnych powodów, w tym m.in.:
• zmiany obowiązujących przepisów, w szczególności w zakresie ochrony Danych Osobowych, prawa telekomunikacyjnego, usług świadczonych drogą elektroniczną oraz regulujących prawa konsumentów, wpływające na prawa i obowiązki AAG lub prawa i obowiązki Najemcy;
• rozwój funkcjonalności sklepów internetowych lub usług świadczonych drogą elektroniczną, podyktowany postępem technologii internetowej, w tym stosowanie nowych rozwiązań technologicznych lub technicznych, mających wpływ na zakres Polityki.
AAG każdorazowo umieści w ramach strony sklepu www.autokamp.pl nową wersję Polityki prywatności, która będzie oznaczona nową datą.
5. W razie wątpliwości lub sprzeczności pomiędzy Polityką a udzielonymi przez Najemcę zgodami, niezależnie od postanowień Polityki, zawsze podstawą do podejmowania oraz określenia przez AAG zakresu działań są dobrowolnie udzielone przez Najemcę zgody lub przepisy prawa. Niniejszy dokument ma natomiast charakter generalny, wyłącznie informacyjny (nie jest umową ani regulaminem).
6. Niniejsza wersja Polityki prywatności obowiązuje od dnia 25.05.2020 r